В почтовых системах на базе Exchange Server или Microsoft 365 вы можете отозвать или заменить отправленное письмо из ящиков получателей, если оно не было прочитано. Это полезно в случаях, когда вы забыли добавить вложение, указали неправильного получателя или информация в письме стала неактуальной. Outlook предоставляет возможность удалить отправленное письмо из ящиков пользователей и отправить новое с обновленными данными.
— Десктопный клиент Outlook: Функция отзыва доступна только в настольной версии Outlook, а не в веб-клиенте (OWA).
— Одинаковая организация Exchange: Ваш почтовый ящик и ящик получателя должны находиться в одной организации Exchange.
— Непрочитанное письмо: Письмо не должно быть прочитано получателем. Если оно было просмотрено через панель быстрого просмотра (Preview Pane), считается, что письмо прочитано.
— Папка Входящие: Письмо должно находиться в папке Входящие и не быть перемещенным в другую папку правилами Exchange/Outlook или вручную.
— Протоколы подключения: Не используйте протоколы POP, MAPI или IMAP для подключения к почтовому ящику.
— Разрешение отзыва в Exchange Online: Отзыв писем должен быть разрешен на уровне всего тенанта.
— Кэширование и автономный режим: У пользователя не должен быть включен режим кэширования или автономный режим.
Чтобы отозвать отправленное письмо в десктопном клиенте Outlook (например, Outlook 2019), выполните следующие шаги:
1. Откройте папку Отправленные и найдите нужное письмо.
2. Откройте письмо двойным нажатием левой кнопкой мыши.
3. Перейдите в «Сообщение» и нажмите на «Три точки» (настройки письма).
4. После перейдите в «Действия» > «Отозвать сообщение»
5. Выберите действие:
— Удалить непрочитанное письмо: удалить непрочитанные копии
— Удалить и заменить письмо: удалить непрочитанные копии и заменить их новыми сообщениями. В этом случае вы сможете отредактировать письмо и отправить его заново.
Для получения уведомлений о статусе отзыва включите опцию Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей.
6. Нажмите OK, чтобы отправить запрос на отзыв письма.
Через некоторое время вы получите отчет о статусе отзыва для каждого получателя:
Успешный отзыв: Message successfully recalled (Сообщение успешно отозвано)
Неудачный отзыв: The message was successfully recalled but was read by the recipient (Сообщение было успешно отозвано, но было прочитано получателем)
В Exchange Online статус запроса доступен по ссылке Message Recall Report for message, которая придет в ваш почтовый ящик. Если отзыв успешен, письмо исчезнет из папки Входящие получателя.
В Exchange Online (Microsoft 365) вы можете управлять функцией отзыва писем на уровне всего тенанта:
Включение или отключение отзыва:
1. Откройте Exchange admin center.
2. Перейдите в Settings -> Mail flow.
3. Найдите опцию Allow users to recall messages read by the recipients. По умолчанию она включена.
1. Подключитесь к тенанту с помощью модуля Exchange Online PowerShell:
Connect-ExchangeOnline
2. Для полного отключения отзыва выполните команду:
Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled $False
3. Для изменения поведения отзыва прочитанных сообщений используйте:
Set-OrganizationConfig -RecallReadMessagesEnabled $false
Если требуется административно отозвать письма в ящиках пользователей, воспользуйтесь Compliance Search:
1. Создайте запрос на поиск:
New-ComplianceSearch -Name "2023-04-03: Delete march 2023 report" -ExchangeLocation All -ContentMatchQuery '(Subject:"March 2023 report (1)")' | Start-ComplianceSearch
2. Дождитесь завершения поиска:
Get-ComplianceSearch -Identity "2023-04-03: Delete march 2023 report" | FL name,items,size,jobprogress,status
3. Удалите найденные письма:
New-ComplianceSearchAction -SearchName "2023-04-03: Delete march 2023 report" -Purge -PurgeType HardDelete
Отзыв отправленных писем в Outlook и Exchange позволяет исправлять ошибки и обновлять информацию после отправки. Важно соблюдать условия для успешного отзыва и своевременно сохранять ключи восстановления. Управление настройками отзыва на уровне организации обеспечивает дополнительную гибкость и безопасность вашей почтовой системы.
